ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ FRESHDESK

Σκοπος-λογικη

Η φιλοσοφια ειναι καθε  αιτημα του πελατη να δημιουργει ενα ticket.

Ο σκοπος ειναι 

να γνωριζουμε τα αιτηματα των πελατων ακομα καi αφου εχουν ολοκληρωθει και 

να ξερουμε σε ποια φαση βρισκεται το αιτημα

Δεν ειναι τικετ και δεν χρεαζεται να το στελνουμε απο το freshdesk: 

• Οι λογαριασμοι των πελατων(Πανε απο το b2b) 
• Τα κοντρολ ΦΠΑ-Εισοδηματος(Πανε απο το b2b) 
• Η αποστολη των πληρωμων για φορους-φπα κτλ(Πανε απο το ταξ 5)

 Αρα για τους επαγγελματιες, οι εργασιες που μας ζητανε δεν θα ειναι tasks καπου αλλα συγκεντρωμενα ολα στο freshdesk.

Τα πραγματα που μπορει να λυθουν αμεσα στο τηλ αφορουν πραγματα που βλεπουμε ,δινουμε πληροφορια στο πελατη κλεινουμε. Αν ειναι μια δουλεια που πρεπει να γινει τοτε ειναι ενα τικετ

1.Τηλεφωνικο αιτημα απο πελατη

Αν ειναι τηλεφωνικη επικοινωνια και λυθει επιτοπου ολα καλα,αν μεινει ομως στον αερα ,δημιουργει ticket αυτος που μιλαει ,με τον γενικο τιτλο του αιτηματος και στα σχολια του τικετ γραφει ο,τι παραπανω μπορει.

Στο ticket μπαινει σαν επαφη το email του πελατη

2.Email αιτημα απο πελατη

Αν ειναι email, δημιουργειται αυτοματα αφου πηγαινει στο b2b. Αν δεν εχει παει στο b2b και εχει ερθει στο email καποιου το προωθει στο b2b ωστε να λυθει απο το freshdesk

3.Διαχειρηση των status των ticket

Οταν καποιος αρχιζει να ασχολειται με το τικετ( ειτε το χρεωσε στον εαυτο του ειτε του το εχει χρεωσει αλλος),αλλαζει το status σε pending ωστε να ξερουμε οτι ξεκινησε καποιος να ασχολειται μαζι του. 

Αν η εργασια εχει τελειωσει απο εμας αλλα εχουμε αναμονη απο καποιο φορεα(πχ εχουμ φακελο ΕΣΠΑ και περιμενουμε τα χαρτια απο ΓΕΜΗ) στο τικετ μπαινει status resolving.Στις σημειωσεις του ticket μπαινει το τι περιμενουμε 

Ουσιαστικα resolving σημαινει οτι απο εμας εχει λυθει το θεμα αλλα εχουμε αναμονη. 

4.Ληψη τιμολογιων στο freshdesk απο τους πελατες

Αρχικα διαλεγουμε ποια κατηγορια πελατη ειναι. Απλοι ή περιπλοκοι.

Μεσα στο τικετ βαζουμε στο type τον χσρακτηρισμο προς καταχωρηση για να ομαδοποιησουμε αυτην κατηγορια που ειναι μεγαλη. 

5.Παραδειγματα χρησης

Οταν ερχεται ενα email στο fresh desk δημιουργειται αυτοματα ο τιτλος του τικετ απο το θεμα του μειλ. Επειδη συνηθως οι τιτλοι ειναι οπως ναναι,ειτε διορθωνουμε τον τιτλο, ειτε βαζουμε type αν ειναι τιμολογια ,και το παμε στην αναλογη κατηγορια

Πχ στελνει κατι καποιος απο τους απλους χωρις θεμα και ειναι τιμ για καταχωρηση. 

Το βαζουμε στο στους απλους και type καταχωρηση

Πχ Στελνει καποιος χωρις θεμα για να βγει ενημεροτητα με θεμα οτι ναναι. Διορθωνουμε τον τιτλο ,βαζουμε κατηγορια πελατη και οταν ξεκινησει καποιος να ασχολειται με το θεμα το κανουμε pending

6.Συνδεση τιμολογιων που λαμβανουμε στο freshdesk με το προγραμμα client

Τα τικετ που αφορουν τιμολογια προς καταχωρηση,κλεινουν οταν ενοποιηθουν μαζι με τα χειρογραφα του πελατη ωστε να μπουν ολα μαζι στο προγραμμα παρακολουθησης τιμολογιων. Αν δεν στελνει χειρογραφα καθολου,το τικετ κλεινει οταν εκτυπωθουν και αυτη ειναι η μερα παραλαβης των τιμολογιων για το προγραμμα. Αν στειλει ξεκαρφωτα με μειλ κατι ξεχασμενο ενω εχουμε καταχωρησει ηδη τα χειρογραφα,τοτε το αντιμετωπιζουμε μονο του ως παραλαβη και καταχωρηση

Στα σχολια γραφουμε:

Λεπτομεριες για την εργασια αν εχει καποια ιδιαιτεροτητα

Τις υποεργασιες αν ειναι συνενθετο θεμα. Πχ αν μας ζητανε δικαιολογητικα για το εσπα τα γραφουμε για να ξερουμε τι γινεται και τι μας λειπει και γιατι μας λειπει