Οδηγίες MYDATA και καταχωρησης εξοδων

Ορισμοί (σύντομα)

• myData: Το ηλεκτρονικό αρχείο/σύστημα όπου αποστέλλονται τα παραστατικά των προμηθευτών.
• Φυσική μορφή: Το έντυπο/αποδεικτικό που είναι μπροστά μας σε χαρτί ή ψηφιοποιημένο αρχείο που μας παρέθεσε ο πελάτης.
• Καθαρή αξία (net): Η αξία χωρίς ΦΠΑ.
• Συχνός προμηθευτής: Προμηθευτής που χρησιμοποιεί η εταιρεία τακτικά
• Λογαριασμός 06: Ο προσωρινός λογαριασμός καταχώρισης για παραστατικά που υπάρχουν στα myData αλλά δεν υπάρχουν σε φυσική μορφή (εσωτερική χρήση — ακολουθήστε την πολιτική εκκαθάρισης).

Βασικός κανόνας εισόδου

1. Καταχωρίζουμε μόνο όσα παραστατικά έχουμε μπροστά μας σε φυσική μορφή και ταυτίζονται με καταχώριση στο myData.
2. Ό,τι έχουμε μπροστά μας σε φυσική μορφή αλλά δεν υπάρχει στο myData ΔΕΝ το καταχωρίζουμε στο σύστημα. Το αφήνουμε στην άκρη και το παραδίδουμε στον ελεγκτή παραστατικών (ή στον/στην υπεύθυνο έλεγχου) ξεχωριστά.

Διαδικασία βήμα‑βήμα (για κάθε παραστατικό)

1. Ταυτοποίηση:

1. Για κάθε φυσικό παραστατικό ψάξε στο myData για την αντίστοιχη εγγραφή (ημερομηνία, προμηθευτής, ποσά, αριθμός παραστατικού).
2. Αν υπάρχει πλήρης ταύτιση: καταχώρισε το παραστατικό στο λογιστικό πρόγραμμα.
3. Αν δεν υπάρχει ταύτιση ή υπάρχουν αποκλίσεις (ημερομηνία / ποσό / προμηθευτής): μη καταχωρίζεις. Σημείωσε το και παρέδωσε στον ελεγκτή παραστατικών με την αντίστοιχη σημείωση.

2. Επεξεργασία παραστατικών που υπάρχουν μόνο στο myData (χωρίς φυσικό αντίγραφο):

1. Εφόσον μετά την καταχώριση της φυσικής δέσμης παραστατικών βρούμε επιπλέον εγγραφές στο myData που δεν έχουμε σε φυσική μορφή, εφαρμόζουμε τους παρακάτω κανόνες:
   1. Αμεση καταχώριση από myData όταν καθαρή αξία ≤ 1.000 € και το παραστατικό αφορά ΔΕΚΟ, τράπεζες ή μεταφορικές εταιρείες.
   2. Άμεση καταχώριση από myData όταν καθαρή αξία ≤ 300 € και ο προμηθευτής είναι συχνός προμηθευτής (σύμφωνα με τη λίστα συχνών προμηθευτών).
   3. Αν πρόκειται για παραστατικό supermarket και υπάρχει στο myData αλλά δεν το έχουμε σε φυσική μορφή, δεν το καταχωρούμε καθόλου.
   4. Για όλα τα υπόλοιπα παραστατικά που υπάρχουν μόνο στο myData και δεν τα έχουμε σε φυσική μορφή, καταχωρίζουμε προσωρινά στον λογαριασμό 06 και καταγράφουμε αναλυτικά τον λόγο μη ύπαρξης φυσικού παραστατικού.

3. Παράδοση στον ελεγκτή / καθαρισμός λογαριασμού 06:

Παραδείγματα εφαρμογής (γρήγορα)

• Τιμολόγιο ΔΕΚΟ 120 € (myData, δεν έχουμε φυσικό): Καταχωρίζεται απευθείας από myData.
• Τιμολόγιο μεταφορικής 900 € (myData, χωρίς φυσικό): Καταχωρίζεται απευθείας από myData.
• Τιμολόγιο προμηθευτή με τον οποίο συνεργαζόμαστε 50 φορές τον χρόνο, καθαρή αξία 280 € (myData, χωρίς φυσικό): Καταχωρίζεται από myData (εφόσον ο προμηθευτής είναι στη λίστα «συχνών»).
• Απόδειξη supermarket 15 € (myData, χωρίς φυσικό): Δεν καταχωρίζεται.
• Τιμολόγιο προμηθευτή (άλλη κατηγορία) 450 € (myData, χωρίς φυσικό): Καταχωρίζεται στον λογαριασμό 06 για περαιτέρω ενέργειες.

Κλείσιμο — Σύντομη υπενθύμιση

1. Πρώτο κριτήριο: Έχουμε το φυσικό παραστατικό και υπάρχει ταύτιση στο myData; Τότε καταχωρίζουμε.
2. Αν έχουμε φυσικό αλλά δεν υπάρχει στο myData — δεν καταχωρίζουμε, δίνουμε στον ελεγκτή.
3. Αν δεν έχουμε φυσικό αλλά το παραστατικό υπάρχει στο myData, εφαρμόζουμε τους ειδικούς κανόνες (ΔΕΚΟ/τράπεζες/μεταφορικές ≤1.000 €, συχνοί προμηθευτές ≤300 €, supermarket: ΜΗΝ καταχωρείτε, άλλες κατηγορίες → λογαριασμός 06).